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Zur Organisationsstruktur einer Kreisgruppe bzw. eines Kreisvereines
Umsetzung eines Standards für Beratung und Betreuung im VAfK
Referat zur VAfK-NRW-Tafelrunde der Regionen am 23. März 2011 in Aachen
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Im Jahr 2009 habe ich zum ersten Mal in einem „Aufgabenpool“ aufgelistet, welche Arbeitsinhalte ich bis dort hin in der Gruppe umgesetzt habe und von denen ich gerne erwarten würde, dass sie auch weiterhin kontinuierlich in Arbeitsteilung umgesetzt werden sollten. Mir ist klar, dass dies einen hohen Anspruch darstellt und dass damit eine Zielprojektion formuliert wird, die nicht immer erfüllt werden kann.
Wenn wir den Versuch starten wollen, im VAfK einen Qualitätsstandard zu formulieren und auch umzusetzen, muss zunächst eine wünschenswerte Struktur im Fallmanagement erarbeitet werden und es muss eine Diskussion in Gang gesetzt werden über einen Anspruch an Leistung, der im Rahmen ehrenamtlicher Arbeit überhaupt erwartet werden kann.
Einerseits sind wir Ehrenamtler, haben aber den Ehrgeiz, uns an professionellen Normen zu orientieren. Dieser Anforderung ist nicht jeder gewachsen, was schließlich dazu führt, dass wir nur wenige neue wirklich aktive Mitstreiter gewinnen können.
Ich möchte den ersten Schritt zur Formulierung eines Qualitätsstandards machen, indem ich schildere, was ich im VAfK Karlsruhe in den letzten 9 Jahren umgesetzt habe und für die Diskussion zur Verfügung stelle.
Kurz zunächst aber zum Hintergrund meiner Erfahrungen:
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Der VAfK Karlsruhe wurde von mir am 25.10.2001 gegründet und befindet sich somit aktuell in seinem 10. Bestehensjahr.
In den letzten Tagen konnten wir das 200. Mitglied begrüßen und sind damit derzeit die viertgrößte VAfK-Gruppe.
In den letzten Jahren erreichen uns jährlich zwischen 150 und 200 Neufälle.
Interessant ist, dass der Anteil von Frauen in der Erstberatung seit Jahren kontinuierlich ansteigt. Er liegt aktuell bei fast 20%.
Bei einem durchschnittlichen Schlüssel von 7 Beratungs-Neufällen pro Mitglied und unter Berücksichtigung der inzwischen erfolgten Austritte wird deutlich, dass wir schon über 1500 Neufälle beraten haben.
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Das Fallmanagement umfasst die Bereiche
- Neufallbearbeitung mit Erstberatung
- Beratung und Betreuung
- Beistandschaft
Neufallbearbeitung mit Erstberatung
Neufälle erreichen uns über
- den VAfK Bund per Mail
- unsere eigene Mailaddresse, veranlasst durch
- unsere HP
- Vermittlung durch andere Betroffene
- Telefon
- den Beratungsabend
- persönlich bei einer Präsenz des VAfK in der Öffentlichkeit (Stand, Veranstaltung)
Früher war meine private Festnetz- und Handynummer das telefonische Eingangsportal für Neufälle. Diese Möglichkeiten wurden inzwischen durch eine vereinseigene Handynummer ergänzt, was den Vorteil hat, dass dieses „Vereinshandy“ auch innerhalb der Gruppe weiter gegeben werden kann.
Allerdings verpflichtet dies alle Personen, die Neufälle annehmen zu einer gemeinsamen Arbeitsweise, was wieder für die Festlegung eines Standards spricht.
Eine telefonische Erstberatung dient zunächst ausschließlich der anrufenden Person als Plattform, auf der diese evtl. zum ersten Mal überhaupt gehört wird. Bisher hatte sie wohl nur den Hinweis erhalten: „Wir können nichts für Sie tun, suchen Sie sich einen Anwalt.“
Für mich ist der telefonisch übermittelte Informationsfluss wenig hilfreich, da der Input, den ich erhalte, nur einen der 150 bis 200 Neufälle eines Jahres darstellt. Diesen Input nach jedem Telefonat in einem Protokoll schriftlich fest zu halten, ist von mir nicht auch noch leistbar.
Ich erläutere also, dass ich darauf angewiesen bin, in einer ersten Mail zur Kontaktaufnahme die Geschichte, die mir am Telefon erzählt wurde, formlos schriftlich zu erhalten. Ich nenne das die „Chronologie vom Kennenlernen des anderen Elternteils bis heute“.
Wie umfangreich diese ist, spielt keine Rolle. Die chronologische und übersichtliche Schilderung ist aber wichtig. Aus dieser Chronologie erschließen sich alle für die Erstberatung wichtigen Fakten.
Jeder Neufall wird, sofern er uns nicht per Mail erreicht, auf das Mail-Postfach verwiesen.
Ein Neufall kann erst als solcher gelistet werden, wenn er sich mit einer Mail bei uns meldet.
Nur im Ausnahmefall kann davon abgewichen werden.
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Diese Mail wird – wie jede Mail in meiner Arbeit – mit Header und Textkörper in ein Word-doc einkopiert.
Damit wird die „Stammdatei“ zu jedem Fall begründet. In diese kommen Daten zur betroffenen Person, Daten zur betroffenen Familie und zum Fall.
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Außerdem enthält diese Datei chronologisch die gesamte schriftliche Kommunikation mit dem / der Betroffenen und die Dokumentation von Beratung und Beistandstätigkeit.
Die erste Kontaktaufnahme per Mail von Seiten der Beratung suchenden Person wird mit einem Erstberatungspaket beantwortet. Es besteht aus einer Mail, die im Betreff die Zeile „Kontakt zum VAfK“ enthält.
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Die ersten Sätze im Textkörper der Mail sind personalisiert und gehen auf den jeweiligen Fall direkt ein.
Danach folgt ein längerer Text mit Informationen über die Gruppe und über unsere Arbeitsweise. Damit wird die Mail zwar lang, es gibt aber keine Hemmschwelle durch einen nötigen Download aus dem Anhang, um an die wichtigsten Infos zu kommen.
Ergänzt wird das Infopaket mit acht Anhängen, die damit auch nicht auf einen Zug gelesen werden müssen.
Die Anhänge dieser Mail haben es in sich:
1_Beratung-Betreuung-beim-VAfK-Ka
2_Erste-Infos_mit-Foto_090928.doc
3_Grundhaltungen_090710.doc
4_Dateinamen-Syntax_101216.doc
5_20-Bitten_von-Kindern.pdf
6_Kontaktbogen_090710_bitte-ausfuellen
7_Beitritt-Ka_090710.pdf
8_Checkliste_090710.doc
Damit kann sich jede/r umfassend informieren. Der Kontaktbogen, der extra mit dem Hinweis „bitte ausfüllen“ versehen wird, dient bei jedem Neufall zur Identifizierung und Kontaktaufnahme. Jede Erstberatung ist barrierefrei. Oft halten wir das auch länger aus. Wenn aber intensivere Leistungen von uns erwartet werden – z.B. als Beistand in einem Verfahren – erwarten wir den Beitritt in den Verein.
Die wichtigste Aktion, die danach den Fall befördert, ist – abhängig vom jeweiligen Fall – die Zusendung der Chronologie zum Fall sowie aller wichtigen Schriftsätze in Form textbasierter pdf-Dokumente. Dies betrifft vor allem die zentralen Dokumente für jede Verhandlung vor dem Familiengericht:
– Antrag
– Antragserwiderung
– Stellungnahme des JA (falls schriftlich vorhanden)
– Protokoll (Vermerk) des Gerichtes zum Verhandlungstermin
– Vereinbarung bzw. Beschluss des Gerichtes
Diese Schriftsätze müssen evtl. noch durch einen Bericht des Verfahrenspflegers, ein Gutachten oder sonstige wichtigen Schriftsätze ergänzt werden.
Ich verweise zur Erstellung der Dateien auf die entsprechenden Dokumente im Anhang, in denen aufgeführt ist, was ich brauche und in welcher Form dies übermittelt werden sollte.
Müssen viele Dateien übermittelt werden, bitte ich zuerst um eine Datei und gebe danach noch eventuell notwendige Hinweise zur Einstellung im Scanprozess und zur Dateinamen-Syntax. Bei mehr als 5 Einzeldateien bitte ich um die Packung in einen gezippten Ordner, der in einem Schritt up- und downgeloadet werden kann.
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Um die Bearbeitung leistbarer zu machen, bitte ich auch um eine Benennung der Dateien nach einer fest gelegten Dateinamen-Syntax, die in einem separaten Dokument des Infopaketes erläutert ist.
Sie weist folgende Struktur auf:
Nachname-Vorname_Datum_werschreibt-anwen_Dokumentenart_Stichwort
Mustermann-Erwin_110323_RAgs-AG_Antragserwiderung_Umgang
Datum: jjmmtt
Abkürzungen:
RA – RAgs – AG – OLG – JA – VP – UP – GA …
Jeder Schriftsatz ist – unabhängig von der Seitenzahl – immer eine Datei.
Das Datum wird sechsstellig nach dem Format jjmmtt angegeben und zeigt immer das Erstellungsdatum.
Eine Liste von Abkürzungen sorgt für Straffung der Namensgebung.
Zusammenhängendes wird mit Bindestrichen verbunden, Neues wird durch Unterstrich abgetrennt.
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Damit ist gewährleistet, dass alle Dokumente in einem Ordner zuerst nach dem Nachnamen, dann nach dem Vornamen und schließlich chronologisch gelistet werden. So kann jedes einzelne Dokument im Windows Explorer in Sekunden gefunden werden.
Wie wichtig diese klare Sortierung ist, zeigt die Entwicklung meiner Fallsammlung in den letzten Jahren:
Sie hat heute den Umfang von etwa 1500 Fällen und expandierte allein in den letzten 2 Jahren wie folgt:
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Datum GB Dateien Ordner
06.04.2009 3,96 7.743 213
26.08.2009 4,34 8.316 215
13.12.2009 4,93 8.988 226
01.03.2010 5,12 9.111 274
31.05.2010 6,38 10.535 336
01.09.2010 14,0 12.208 344
15.03.2011 16,9 15.106 405
Ohne klare Struktur ist eine solche Datenfülle nicht zu handhaben.
Da es immer wieder vorkommt, dass Dateien im Rahmen des Fallmanagements auch weiter gegeben werden müssen, rege ich an, diese bewährte Struktur für den VAfK zu vereinheitlichen.
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Der Neufall wird in die Neufalldatei des Jahres aufgenommen. Diese ist für mich eines der zentralen Dokumentationselemente in der Führung einer VAfK-Gruppe.
Sie wird in Excel geführt und enthält folgende Spalten:
- Datum der Kontaktaufnahme
- Nachname
- Vorname
- Erstkontakt (mein Name, Gruppe, Bundesgeschäftstelle, ….)
- Wohnort
- Mailadresse
- Telefon
- Eingangsmedium (Telefon, Mail, persönlich, Beratungsabend, soziales Netzwerk, Mail-Liste, ….)
- Problem
- Datum der Beantwortung
- Datum der Absendung des Erstberatungspaketes
- Anzahl der Tage bis zur Beantwortung
- Grund einer evtl. Verzögerung
- Datum des Mitgliedsantrages
- Beratungsbedarf Umfang (wird später ausgefüllt)
- Stichworte zum Fall
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Frauennamen werden farblich markiert und immer wiederkehrende Stichworte zur Fallstruktur wie z.B. „Missbrauch mit dem Missbrauch“, „Häusliche Gewalt“, „Kindesentführung ins Ausland“, etc. werden auch farblich kenntlich gemacht.
Die Spalte „Beratungsbedarf“ kann erst nach mindestens einem Jahr ausgefüllt werden.
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Natürlich muss es für die erforderliche Weitergabe von Dateien sowohl innerhalb der Gruppe als auch nach außen – z.B. an andere Ortsgruppen – auch Regeln geben, die mit den Grundsätzen des Datenschutzes vereinbar sind.
Ich habe dafür innerhalb der Gruppe und im Umgang mit der Fallsammlung folgende Dokumente entwickelt:
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Datenschutzerklärung für Berater und Beistände im Rahmen des Fallmanagements
Datenschutzerklärung für Vorstände und Beauftragte im Rahmen der Vereinsführung
Ich habe versucht, einen möglichst kurz gefassten Überblick über das zu vermitteln, was wir in Karlsruhe seit Jahren umsetzen und stelle dies zur Diskussion.
Die wichtigsten Elemente dieser Darstellung waren:
· Die relevanten Bereiche zum Fallmanagement aus dem AUFGABENPOOL
· Das „ERSTBERATUNGSPAKET“ als Infosendung per Mail
· Die NEUFALL-STATISTIK
· Die „STAMM-DATEI“ für jeden Einzelfall
· Die Archivierung der Dokumente zum Einzelfall
· Die Datenschutzerklärung
