Im Jahr 2009 habe ich zum ersten Mal in einem „Aufgabenpool“ aufgelistet, welche Arbeitsinhalte ich bis dort hin in der Gruppe umgesetzt habe und von denen ich gerne erwarten würde, dass sie auch weiterhin kontinuierlich in Arbeitsteilung umgesetzt werden sollten. Mir ist klar, dass dies einen hohen Anspruch definiert und dass damit eine Zielprojektion formuliert wird, die nicht immer erfüllt werden kann.
Wenn wir den Versuch starten wollen, im VAfK einen Qualitätsstandard zu formulieren und auch umzusetzen, muss zunächst eine wünschenswerte Struktur im Fallmanagement erarbeitet werden und es muss eine Diskussion in Gang gesetzt werden über einen Anspruch an Leistung, der im Rahmen ehrenamtlicher Arbeit überhaupt erwartet werden kann.
Einerseits sind wir Ehrenamtler, haben aber den Ehrgeiz, uns an professionellen Normen zu orientieren. Dieser Anforderung ist nicht jeder gewachsen, was schließlich dazu führt, dass wir nur wenige neue wirklich aktive Mitstreiter gewinnen können.
Ich möchte einen weiteren Schritt zur Formulierung eines Qualitätsstandards machen, indem ich schildere, was ich im VAfK Karlsruhe in den letzten 15 Jahren umgesetzt habe und für die Diskussion zur Verfügung stelle.
Kurz zunächst aber zum Hintergrund meiner Erfahrungen:
Der VAfK Karlsruhe wurde von mir am 25.10.2001 gegründet und befindet sich somit aktuell in seinem 15. Bestehensjahr.
Zur Zeit hat der VAfK Karlsruhe etwa 340 Mitglieder.
In den letzten Jahren erreichen uns jährlich etwa 150 Neufälle.
Interessant ist, dass der Anteil von Frauen in der Erstberatung seit Jahren kontinuierlich ansteigt. Er liegt aktuell bei fast 20%. Das heißt nicht, dass diese Frauen selbst von Ausgrenzung betroffene Mütter seien. Die größte Anteil entfällt auf die Folgepartnerinnen von betroffenen Vätern oder Omas väterlicherseits.
Bei einem anfangs durchschnittlichen Schlüssel von 7 Beratungs-Neufällen pro Neu-Mitglied, der sich inzwischen auf etwa 3 reduziert hat, und unter Berücksichtigung der inzwischen erfolgten Austritte wird deutlich, dass wir schon über 1500 (Nachtrag 2019: 2000) Neufälle beraten haben.
Wir bieten seit der Gründung jeden Donnerstag einen öffentlichen Beratungsabend an, an dem in den letzten Jahren im Schnitt rund 14 (Nachtrag 2019: 16) Personen anwesend sind (Nachtrag: Im April 2018 konnten wir die 10.000ste Anwesenheit listen).
Damit listen wir in den Anwesenheitslisten jährlich 700 Anwesenheiten.
Es gibt keine Beratungseinrichtung, die damit konkurrieren könnte, was zunächst für den Bedarf und dann natürlich auch für die Qualität unserer Interventionsarbeit spricht.
Das Fallmanagement umfasst die Bereiche
- Neufallbearbeitung mit Erstberatung
- Beratung und Betreuung
- Coaching
- Beistandschaft
- Hin und wieder auch Mediation
Neufallbearbeitung mit Erstberatung
Neufälle erreichen uns über
- den VAfK Bund per Mail
- unsere eigene Mailaddresse, veranlasst durch
- unsere HP
- Vermittlung durch andere Betroffene
- Telefon
- den Beratungsabend
- persönlich bei einer Präsenz des VAfK in der Öffentlichkeit (Stand, Veranstaltung)
In den ersten Jahren nach der Gruppengründung war meine private Festnetz- und Handynummer das telefonische Eingangsportal für Neufälle. Diese Möglichkeiten wurden inzwischen durch eine vereinseigene Handynummer ergänzt, was den Vorteil hat, dass dieses Beratungsnummer auch innerhalb der Gruppe weiter gegeben werden kann.
Allerdings verpflichtet dies alle Personen, die Neufälle annehmen, zu einer gemeinsamen Arbeitsweise, was wieder für die Festlegung eines Standards spricht. Werden keine Standards eingehalten, fehlt die Nachhaltigkeit und es gibt keine Ausgangswerte für Statistik oder gar Evaluation.
Eine telefonische Erstberatung dient zunächst ausschließlich der anrufenden Person als Plattform, auf der diese evtl. zum ersten Mal überhaupt gehört wird. Bisher hatte sie wohl nur den Hinweis erhalten: „Wir können nichts für Sie tun, suchen Sie sich einen Anwalt.“ Damit hat dieses Telefongespräch zunächst therapeutischen Charakter.
Für mich ist der telefonisch übermittelte Informationsfluss wenig hilfreich, da der Input, den ich erhalte, nur einen der 150 Neufälle eines Jahres darstellt. Diesen Input nach jedem Telefonat in einem Protokoll schriftlich festzuhalten, ist nicht leistbar.
Ich erläutere also, dass ich darauf angewiesen bin, in einer ersten Mail zur Kontaktaufnahme die Geschichte, die mir am Telefon erzählt wurde, formlos schriftlich zu erhalten. Ich nenne das die „Chronologie der Elternbeziehung vom Kennenlernen des anderen Elternteils bis heute“.
Wie umfangreich diese ist, spielt keine Rolle. Die chronologische und übersichtliche Schilderung ist aber wichtig. Aus dieser Chronologie erschließen sich alle für die Erstberatung wichtigen Fakten.
Jeder Neufall wird, sofern er uns nicht per Mail erreicht, auf das Mail-Postfach verwiesen.
Ein Neufall kann erst als solcher gelistet werden, wenn er sich mit einer Mail bei uns meldet.
Nur im Ausnahmefall kann davon abgewichen werden.
Diese Mail wird – wie jede Mail in meiner Arbeit – mit Header und Textkörper in ein Word.doc einkopiert.
Damit wird die „Stammdatei“ zu jedem Fall begründet. In diese kommen Daten zur betroffenen Person, Daten zur betroffenen Familie und zum Fall sowie die Dokumentation der schriftlichen Kommunikation.
Elemente dieser Stammdatei sind
- Datenblatt mit den Basis-Daten der Eltern, der Kinder, der Beziehung und der beteiligten Professionen
- Beziehungs-Chronologie
- Verfahrens-Chronologie
- Interventions-Chronologie unserer Arbeit
- und das Kommunikationsprotokoll, das chronologisch die gesamte schriftliche Kommunikation mit dem / der Betroffenen und die Dokumentation von Beratung und Beistandstätigkeit enthält.
Die erste Kontaktaufnahme per Mail von Seiten der Beratung suchenden Person wird mit einem Erstberatungspaket beantwortet. Es besteht aus einer Mail, die im Betreff die Zeile „Kontakt zum VAfK“ enthält.
Die ersten Sätze im Textkörper der Mail sind personalisiert und gehen auf den jeweiligen Fall direkt ein.
Danach folgt ein längerer Text mit Informationen über die Gruppe und über unsere Arbeitsweise. Damit wird die Mail zwar lang, es gibt aber keine Hemmschwelle durch einen nötigen Download aus dem Anhang, um an die wichtigsten Infos zu kommen.
Ergänzt wird das Infopaket mit Anhängen, die auch nicht auf einen Zug gelesen werden müssen.
Die Anhänge dieser Mail haben es in sich:
- Beratung und Betreuung beim VAfK-Ka
- Erste Infos mit Foto
- Unsere Grundhaltungen
- Datenschutzrichtlinien
- Hinweise zur Übermittlung von Dokumenten
- Datenblatt – bitte ausfüllen
- Seminare des VAfK Karlsruhe
- 20 Bitten von Kindern
- Mitgliedsantrag
- Checkliste – Was ist JETZT zu tun?
- Merkblatt – Unterstützung durch einen Beistand
- Umgangskalender
Damit kann sich jede/r umfassend informieren. Das Datenblatt, das extra mit dem Hinweis „bitte ausfüllen“ versehen wird, dient bei jedem Neufall zur Identifizierung und Kontaktaufnahme. Jede Erstberatung ist barrierefrei. Oft halten wir das auch länger aus. Wenn aber intensivere Leistungen von uns erwartet werden – z.B. Einzelberatung oder die Unterstützung durch einen Beistand in einem Verfahren – erwarten wir den Beitritt in den Verein.
Die wichtigste Aktion, die danach den Fall befördert, ist – abhängig vom jeweiligen Fall – die Zusendung der Chronologie der Elternbeziehung sowie aller wichtigen Schriftsätze in Form textbasierter pdf-Dokumente. Dies betrifft vor allem die zentralen Dokumente für jede Verhandlung vor dem Familiengericht. In rudimentärster Form betrifft dies:
– Antrag
– Antragserwiderung
– Stellungnahme des JA (falls schriftlich vorhanden)
– Protokoll (Vermerk) des Gerichtes zum Verhandlungstermin
– Vereinbarung bzw. Beschluss des Gerichtes
Diese Schriftsätze müssen evtl. noch durch weitere Beschlüsse, einen Bericht des Verfahrensbeistands, ein Gutachten oder sonstige wichtigen Schriftsätze ergänzt werden.
Ich verweise zur Erstellung der Dateien auf die entsprechenden Dokumente im Anhang, in denen aufgeführt ist, was ich brauche und in welcher Form dies übermittelt werden sollte.
Müssen viele Dateien übermittelt werden, bitte ich zuerst um eine Datei und gebe danach noch eventuell notwendige Hinweise zur Einstellung im Scanprozess und zur Dateinamen-Syntax.
Um die Bearbeitung leistbarer zu machen, bitte ich auch um eine Benennung der Dateien nach einer festgelegten Dateinamen-Syntax, die im Infopaket erläutert ist.
Sie weist folgende Struktur auf:
Nachname-Vorname_Datum_werschreibt-anwen_Dokumentenart_Stichwort
Jeder Schriftsatz ist – unabhängig von der Seitenzahl – immer eine Datei.
Das Datum wird sechsstellig nach dem Format jjmmtt angegeben und zeigt immer das Erstellungsdatum.
Eine Liste von Abkürzungen sorgt für Straffung der Namensgebung.
Zusammenhängendes wird mit Bindestrichen verbunden, Neues wird durch Unterstrich abgetrennt.
Damit ist gewährleistet, dass alle Dokumente zuerst nach dem Nachnamen, dann nach dem Vornamen und schließlich chronologisch gelistet werden. So kann jeder einzelne Schriftsatz im Windows Explorer zügig gefunden werden. Außerdem zeigt allein schon die Listung der Dokumente die Entwicklung in der Chronologie des Falles.
Wie wichtig diese klare Sortierung ist, zeigt der Umfang meiner Fallsammlung im Verlauf der letzten Jahren:
Sie hat heute den Umfang von etwa 1500 Fällen und expandierte allein in den letzten Jahren wie folgt:
Datum GB Dateien Ordner
06.04.2009 3,96 7.743 213
01.03.2010 5,12 9.111 274
15.03.2011 16,9 12.106 405
24.03.2012 22,6 14.121 877
30.05.2013 70,7 27.636 1816
30.01.2014 97,7 29.531 1944
Nachtrag:
09.05.2019 66 50.923 876
Dieser Umfang umfasst Anfang 2019 über 2700 Einzelfälle.
Bei rund einer Verdopplung der Dateienanzahl in 5 Jahren erfolgte eine deutliche Straffung des Datenvolumens und der Ordneranzahl durch schlankere Strukturierung und Wandlung von Bilddateien in pdfs.
Ohne klare Struktur ist eine solche Datenfülle nicht zu handhaben.
Da es immer wieder vorkommt, dass Dateien im Rahmen des Fallmanagements auch weiter gegeben werden müssen, rege ich an, diese bewährte Struktur für den gesamten VAfK zu vereinheitlichen.
Der Neufall wird in die Neufalldatei des Jahres aufgenommen. Diese ist für mich eines der zentralen Dokumentationselemente in der Führung einer VAfK-Gruppe.
Sie wird in Excel geführt und enthält folgende Bereiche:
Erstkontakt
- Datum der Kontaktaufnahme
- Eingangsportal (Erstkontakt mit wem?)
Personalia
- Nachname
- Vorname
- PLZ
- Wohnort
- Mailadrdresse
- Telefon
- Handy
- Beruf
- Bemerkungen (Stichwort zur Fallstruktur)
Kontakt-Chronologie
- Eingangsmedium (Telefon, Mail, persönlich, Beratungsabend, soziales Netzwerk, Mail-Liste, ….)
- Datum der Kontaktaufnahme
- Datum der Beantwortung
- Datum der Absendung des Erstberatungspaketes
- Anzahl der Tage bis zur Beantwortung
- Grund einer evtl. Verzögerung
- Datum des Mitgliedsantrages
Beratungsaufwand (wird mindestens 1-2 Jahre später ausgefüllt)
- Erstberatung
- Umfang der Stammakte (5 – 10, 11 – 20. 21 – 50, 51 – 100, über 100 Seiten)
Um diese Vergleichbarkeit zu erreichen, gibt es formale Vorgaben für die Gestaltung des Kommunikationsprotokolls:
Alle Texte werden in TNR 12 und einzeiligem Abstand gestaltet.
Alle Mails werden in dieses Format überführt – es gibt keine Tabellenformatierung.
Zwischen Header und Mailtext ist eine Leerzeile, zwischen den Mails gibt es 3 Leerzeilen.
Dazu müssen alle Mails aus dem Mailprogramm per drag&drop übernommen und umformatiert werden.
Frauennamen in der Neufalldatei werden farblich markiert und immer wiederkehrende Stichworte zur Fallstruktur wie z.B. „Missbrauch mit dem Missbrauch“, „Häusliche Gewalt“, „Kindesentführung ins Ausland“, etc. werden auch farblich kenntlich gemacht.
Die Spalte „Beratungsbedarf“ kann erst nach mindestens einem Jahr ausgefüllt werden.
Auf diese Weise sind nicht nur Zahlen zur Dokumentation zu nennen, sondern es sind auch Statistiken zu erstellen und Vorgaben für die Evaluation zu gewinnen.
Beratung und Betreuung
Betroffene sollten mindestens 5 – 10 Mal am Beratungsabend teilgenommen haben. Während der Zeit einer akuten Bedrohungslage und einer Entfernung bis zu 100 km ist dies auch meist leistbar. Dies ist deshalb so wichtig, weil Väter sich in den meisten Fällen nie Gedanken über ihr Vatersein gemacht haben. In der Phase der Bedrohung ihrer Elternschaft sind sie aber gezwungen, die konstruktiven Elemente ihres Vaterseins nicht nur zu kennen, sondern auch angemessen gegenüber den Professionen vermitteln zu können. Dazu ist es hilfreich, die adäquate Sprache zu lernen, die man vorher nie benutzen musste. Diese Sprachelemente, die konstruktive Grundhaltung, die Stolpersteine auf dem Weg zur kooperativen Elternschaft und mehr wird beim Beratungsabend erlernt. Daneben sind auch Einzelberatungen möglich, die ich seit einigen Jahren ab 17 Uhr im Vorfeld jedes Beratungsabends anbiete und auch sonst dezentral für die Einzelberatung zur Verfügung stehe. In den letzten Jahren summierten sich diese Einzelberatungstermine auf rund 120 bis 150 jährlich auf.
Coaching
Im Coaching geht es darum, eine betroffene Person im Elternstreit und im familiengerichtlichen Verfahren angemessen aufzustellen und deren Verhalten so zu beeinflussen, dass der größtmögliche Effekt erreicht werden kann. Dies geht weit über reine Beratung hinaus und erfordert manchmal einige Zeit Kontrolle über jedes Wort, das vom Betroffenen schriftlich nach außen gegeben wird. Ziel ist, dass jeder Satz des Betroffenen von den Professionen als Werbung für seine Person aufgenommen werden kann. Coaching ist meist sehr intensiv und bedarf viel Zeitaufwand.
Beistandstätigkeit
Im Rahmen von familialen Verfahren ist es möglich, sich als betroffene Partei von einem Beistand seiner Wahl begleiten zu lassen. Vor den Ämtern und Einrichtuungen besteht dazu ein Anspruch nach § 13 SGB X.
Bei Verfahren vor dem Familiengericht besteht dazu kein Anspruch, sondern die Möglichkeit der Begleitung durch einen Beistand nach § 12 FamFG. Das Gericht kann jedoch den Beistand ablehnen.
Diese Aufgabe erfordert sehr viel Wissen und Erfahrung und weist dem Beistand eine besondere Verantwortung zu. Er ist innerhalb der Professionen ein prominentes Aushängeschild für den VAfK.
Der Beistand muss professionelle Leistung erbringen, für die ein Anwalt zwischen 100 bis 300 Euro pro Stunde erhält. Trotz dieser hohen Kompetenz und einer hohen Verantwortung muss diese Aufgabe auf weitgehend ehrenamtlicher Basis erfolgen. Da dazu kaum jemand bereit ist, gibt es nur wenige Beistände.
Beistandstätigkeit kann also kein Standardangebot des VAfK sein.
Ich bezeichne die Einzelberatung, das Coaching und die Beistandstätigkeit als Sekundärleistungen des VAfK, auf die ein Mitglied keinen Anspruch hat und für die dem Leistungserbringer ein Ausgleich für seine Auslagen wie Bürokosten, Fahrtkosten, Parkgebühren, etc. bezahlt werden muss.
Mediation
Nachdem ich mich intensiv mit den Mediationsangeboten in Karlsruhe beschäftigt hatte, entwickelte ich ein eigenes Mediationskonzept, das ich inzwischen erfolgreich umsetzen konnte. Jährlich haben wir 1 – 3 Mediationsfälle, in denen meist ohne die Einschaltung der Professionen alle Bereiche einer Trennung mit Kind geregelt werden können.
Voraussetzung ist natürlich, dass beide Eltern Vertrauen in das Angebot des VAfK haben. Dies ist natürlich im Rahmen der ursprünglichen Aufgabenstellung des VAfK kaum möglich. Der typische Beratungsfall ist schließlich dadurch geprägt, dass ein Elternteil von der Ausgrenzung durch das andere Elternteil bedroht ist.
Der Standardfall ist bei uns dadurch gepägt, dass eine „alleinerziehende“ Mutter den Vater endlich zur gemeinsamen Besprechung gewinnen möchte. Für den Vater besteht in der Wahl des VAfK die niedrigste Hemmschwelle.
In den letzten Jahren kamen weitere Formblätter in der Vereinsführung hinzu:
– Neben der Neufalldatei auch die Neu-Mitgliederdatei (beides als Excel-Datei)
– Die jährliche Leistungsbilanz, in der alle zahlenmäßig darstellbaren Fakten zur Leistung der Gruppe aufgeführt werden. Die Summenzeile gibt klare Auskunft über die erbrachte Leistung.
Natürlich muss es für die erforderliche Weitergabe von Dateien sowohl innerhalb der Gruppe als auch nach außen – z.B. an andere Ortsgruppen – auch Regeln geben, die mit den Grundsätzen des Datenschutzes vereinbar sind.
Ich habe dafür innerhalb der Gruppe und im Umgang mit der Fallsammlung folgende Dokumente entwickelt:
- Datenschutzerklärung für Berater und Beistände im Rahmen des Fallmanagements
- Datenschutzerklärung für Vorstände und Beauftragte im Rahmen der Vereinsführung
Ich stelle diese meine Vorgehensweise zur Diskussion.
Die wichtigsten Elemente dieser Darstellung waren:
· Die relevanten Bereiche zum Fallmanagement aus dem AUFGABENPOOL
· Das „ERSTBERATUNGSPAKET“ als Infosendung per Mail
· Die NEUFALL-STATISTIK
· Die „STAMM-DATEI“ für jeden Einzelfall
· Die NEU-MITGLIEDER-DATEI
· Die jährliche LEISTUNGSBILANZ
· Die Archivierung der Dokumente zum Einzelfall
· Die Datenschutzerklärung
