Aktenführung und Verfahrensdokumentation
Aktenführung

Aktenführung und Verfahrensdokumentation

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Aktenführung und Verfahrensdokumentation

  Meist führen Elternteile familienrechtliche Verfahren unter Mandatierung eines Rechtsbeistandes. Der komplexe Charakter der Materie und die Schwierigkeit, sich das nöt ...

 

Meist führen Elternteile familienrechtliche Verfahren unter Mandatierung eines Rechtsbeistandes.

Der komplexe Charakter der Materie und die Schwierigkeit, sich das nötige Fachwissen anzueignen, trifft meist auf ein Selbstverständnis von AnwältInnen, das getragen ist vom Bewusstsein der eignen Unverzichtbarkeit und vom Wissen um die Ahnungslosigkeit des Mandanten. All das führt dazu, dass die Neigung besteht, den Fall an die Anwaltschaft abzugeben und dass diese danach „ihr Ding“ abzieht. Ein Risiko für den Anwalt besteht nicht, weil sowohl im Fall des Obsiegens als auch des Unterliegens dieselbe Summe in die Kasse kommt.

Familienrechtliche Verfahren werden aber nicht mit dem richtigen Paragraphen und dem richtigen Anwalt gewonnen, sondern mit der richtigen Einstellung des Elternteils.

Die Lösung ist also nicht der Anwalt, sondern die eigene Einstellung im Verfahren, die evtl. nur durch ein intensives Coaching erreicht werden kann.

Es gibt also keine gute Lösung, ohne sich selbst in die Materie einzuarbeiten.

Es gibt Elternteile, die ihren eigenen Verfahrensschriftwechsel nicht dokumentieren, was dazu führt, dass die Dokumente des eigenen Lebensschicksals beim Anwalt verstauben, den das alles nur insofern interessiert, wie er sein Einkommen daraus gewinnt.

Hinweis Nr. 1

Alle Originale befinden sich beim betroffenen Elternteil, werden dort strukturiert dokumentiert und werden auch nie aus der Hand gegeben. Weiter gereicht werden allein physikalische (Fotokopien als Ausdrucke) oder digitale Kopien.

Man muss also darauf achten, dass man alle Kopien, die postalisch an den Anwalt gesendet werden, auch bekommt. Das Gericht sendet in der Regel zwei Ausfertigungen an den Anwalt, eine für das Elternteil und eine für den Anwalt. Inzwischen sparen sich viele Anwälte das Porto und reichen nur noch digitale Kopien an den Mandanten weiter. Die überzähligen Ausdrucke landen im Papierkorb.

Hinweis Nr. 2

 Alle vom Gericht an den Anwalt gesendeten Dokumente muss dieser auch an das Elternteil weiter leiten.

Hinzu kommt, dass die Scans der Dokumente meist mit nichtssagenden Dateinamen versehen sind, die vom Scanner automatisch generiert wurden. Damit ist nichts anzufangen. Die Dateinamen müssen sofort angepasst werden.

(Dazu unten: Hinweise zur Dateinamensyntax)

Wenn Anwälte Schriftsätze zusenden, geschieht dies oft in einer fetten Sendung mit vielen Seiten. Immer wieder sind auch mehrere Dokumente aneinandergeheftet.

Typisch wäre z.B.:

  • Ein Anschreiben mit Hinweisen des Anwaltes, evtl. auch mit „Kostennote“
  • Der Antrag der Gegenseite, wie dieser vom Gericht zugesandt wurde – incl. Deckblatt
  • Der Beschluss des AG zur Einsetzung eines Verfahrenspflegers
  • Die Antragserwiderung des eigenen Anwaltes

In diesem Fall besteht die Sendung aus vier getrennten Schriftsätzen:

  • Dem Anschreiben des eigenen Anwaltes
  • Dem Antrag der Gegenseite
  • Dem Beschluss des AG
  • Der Antragserwiderung des eigenen Anwaltes

Alles ist mit Klammern zusammen geheftet.

Hinweis Nr. 3

 Alle Klammern müssen raus. Alle Schriftsätze werden getrennt abgeheftet.

Das Schreiben des Gerichtes (in diesem Fall die Zusendung des Antrags und des Beschlusses) enthält ein Deckblatt, auf dem steht, dass auf den folgenden Blättern etwas steht.

Solche Deckblätter können entsorgt werden, es sei denn, man will sowohl Erstellungsdatum der Absendung als auch Ankunft im Briefkasten damit dokumentieren.

Archiviert werden muss ein solches Schreiben nur, wenn es eine Fristsetzung durch das Gericht enthält.

Führt man das Verfahren selbst ohne Einschaltung eines Anwaltes, sollten zumindest alle gelben Umschläge der Gerichtssendungen ebenfalls aufbewahrt werden.

Es empfiehlt sich, mindestens zwei Ordner zu führen:

Einen für alles, was mit Geld zu tun hat (Scheidung, Unterhalt) und wofür man einen Anwalt haben muss.

Einen für alles, was mit Sorge und Umgang zu tun hat. Dafür bräuchte man auch keinen Anwalt.

Hinweis Nr. 4

 Alle Schriftsätze werden nach ERSTELLUNGSDATUM sortiert und abgeheftet.

Bei Beschlüssen steht das Erstellungsdatum meist auf der ersten Seite unten nach den Personalien der Mitwirkenden. Dort wird vor dem Beschluss das Datum genannt, wann das Gericht diesen Beschluss gefällt hat.

 

Ich bin gegen das Lochen von Schriftsätzen.

Zum Kopieren und Scannen will ich die Dokumente möglichst original zur Verfügung haben.

Deshalb packe ich jeden Schriftsatz in eine Klarsichthülle. Diese gibt es immer wieder auch bei Aldi oder Lidl.

Damit klappt das Auffinden von Schriftsätzen ziemlich reibungslos. Diese sind jeweils separat gepackt und stehen barrierefrei zum Scannen oder Kopieren zur Verfügung.

Nach 13 Jahren und rund 2000 Fällen hat sich dies bei mir absolut bewährt.

Die chronologische Abheftung sorgt zusammen mit der von mir entwickelten Dateinamensyntax dafür, dass der Ordner mit allen Schriftsätzen eine physikalische Kopie der digitalen Darstellung im Explorer zeigt.

Eine Liste der Schriftsätze rundet das Ganze ab.

Diese kann man sich aber ersparen, indem man alle Schriftsätze scannt und die Dateinamen entsprechend konstruktiv gestaltet.

Ich habe dazu ein System entwickelt, das auch zulässt, dass Dokumente von Berater zu Berater weiter gereicht werden können und dann nicht umbenannt werden müssen. Deshalb plädiere ich für ein im VAfK einheitliches System.

Für den Scan-Prozess wählt man am Besten ein Programm, das

  1. das Original-Layout möglichst erhält und das
  2. den Text auch als solchen zur Verfügung stellt.

Diese Bedingungen sind mit einem textbasierten pdf erfüllt (searchable pdf).

Außerdem sind damit auch mehrere Seiten in einem Dokument zu scannen und zusammen zu fassen und die Datei beansprucht wenig Speicherplatz.

 

Hinweis Nr. 5

 Alle Dateien richtig benennen.

 

Dateinamen-Syntax

 

Struktur

Familienname-Vorname_Datum_wer-anwen_Stichwort

Regel

Neue Sinnzusammenhänge werden durch Unterstrich getrennt (Name_Datum, Datum_Adressaten, Adressaten_Inhalt), Zusammenhängendes wird mit Bindestrich (Minus-Zeichen) verbunden.

Name

Zuerst Familienname, dann Vorname (mit Bindestrich verbunden)

Keine Umlaute. Auf amerikanischen Zeichensatz beschränken (ä = ae, ö = oe, ü = ue,…)

Datum

Sechs direkt aufeinander folgende Ziffern,

zwei für das Jahr, zwei für den Monat, zwei für den Tag:  jjmmtt

Der 31.10.2012 wäre also die Ziffernfolge 121031.

Dadurch werden die Dateien in der Exploreransicht chronologisch gelistet.

Adressaten

Abkürzungen verwenden

RA = Rechtsanwalt                                  RAgs = Rechtsanwalt der Gegenseite

JA = Jugendamt                                       AG = Amtsgericht

OLG = Oberlandesgericht                      KM = Mutter des Kindes

KV = Vater des Kindes                            GA = Gutachter

VB = Verfahrensbeistand                       UP = Umgangspflegschaft

 

Abweichend von der Abkürzung KM oder KV verwende ich für die von mir beratene Person immer den Vornamen.

Stichwort

Z.B. Antrag, Antragserwiderung, Beschluss, Umgang, etc.

Beispiel

Schaefer-Otto_120528_RAgs-AG_Antragserwiderung

betrifft im Fall von Otto Schäfer die Antragserwiderung der anwaltlichen Vertretung der Gegenseite (Mutter) an das Amtsgericht vom 28. Mai 2012.

Die Datei, die in der Exploreransicht direkt davor gelistet ist, könnte z.B. so lauten:

Schaefer-Otto_120417_Otto-AG_Antrag_Umgang

Das würde bedeuten, dass Otto nicht anwaltlich vertreten ist und selbst am 17. April 2012 einen Antrag auf Umgang fürs Amtsgericht aufgesetzt hat.

 

 

Als Sohn des letzten Wagnermeisters im deutschen Südwesten 1948 geboren. Abitur nach 2 Kurzschuljahren 1966 - und damit mit dem Vorteil versehen, als geborener Handwerker und Bauer den Weg zu den Qualifikationen eines Akademikers beschritten zu haben. Studium an der PH Karlsruhe bis zum Realschullehrer mit Hauptfach Musik. Lehrer an den Realschulen in Rastatt, Baden-Baden, Karlsruhe-Durlach, Bretten, Pfinztal-Berghausen und wieder Baden-Baden. Pensioniert 2012. Höhlenforscher und Höhlentaucher seit den 70er Jahren mit internationalen Expeditionen und Neuforschungen. Musiker in den Sparten Tanzmusik, Folklore, Rock, Jazz und Musik des Mittelalters und der Renaissance auf verschiedenen Instrumenten (Tasteninstrumente, quintgestimmte Zupfinstrumente, Schlagzeug, Pauken u.a.) Inhaber des wohl umfassendsten Ensembles zur Geschichte des Wagnerhandwerks im deutschsprachigen Raum.